E’ stato approvato il 24 giugno in via definitiva dal Consiglio dei Ministri, su proposta del Ministro della giustizia, il decreto legislativo che, in attuazione della delega conferita al Governo dalla legge n.69 del 2009 in materia di ordinamento del notariato, prevede disposizioni di dettaglio per consentire ai notai, coerentemente con quanto disciplinato dal Codice dell’amministrazione digitale, di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere i medesimi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale, salvaguardando nel contempo le garanzie di sicurezza e conservazione del documento negoziale proprie degli atti notarili. Sullo schema di decreto, già approvato lo scorso 1° marzo, sono stati acquisiti i prescritti pareri delle Commissioni parlamentari (si veda in CNN Notizie del 2 marzo 2010 e in RUN>Speciali>Atto informatico).
Alcune disposizioni saranno immediatamente applicabili dopo la pubblicazione in G.U. del decreto senza necessità di decreti attuativi. In particolare il rilascio delle copie (art. 68-ter); l’attestazione di conformità di copie e di documenti formati su qualsiasi supporto (art. 73); la rettifica di errori mediante certificazione dello stesso notaio (art. 59-bis). Le altre disposizioni (relative all’atto pubblico e la sua conservazione) acquisteranno efficacia in tempi successivi con decreti ai quali è affidata la determinazione di regole tecniche.

Che cos’è l’atto notarile informatico
È il risultato di un procedimento apparentemente semplice ma in realtà sofisticato dal punto di vista tecnologico.
Non si tratta solo di documenti firmati digitalmente dalle parti e dai notai, ma di documenti di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato con tecnologie sicure che ne assicurano anche la fruizione. In tal modo il notaio garantisce la sicurezza giuridica con le medesime modalità anche nel mondo del documento informatico.
Già prima dell’approvazione di questo provvedimento era possibile non utilizzare la carta per alcuni tipi di atti che potremmo definire più “semplici” (come procure, piccole fideiussioni, etc.) e che non devono obbligatoriamente essere conservati in originale dal notaio, ma sono rilasciati direttamente al cliente per suo libero utilizzo.
Dal 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di Certificazione per la firma digitale ed iscritto nell’elenco pubblico dei certificatori gestito dal CNIPA. Tutti i notai italiani, infatti, sono dotati di firma digitale, primo esempio di e-government nel settore.
Con l’emanazione del nuovo decreto legislativo diventa così possibile:
– utilizzare l’atto notarile informatico per gli atti relativi all’acquisto casa, al mutuo o la costituzione di società;
– eliminare la carta nella fase di redazione e, in particolare, nella “conservazione” degli atti, con un notevole risparmio di costi relativi alla gestione documentale, che diventerà indubbiamente più semplice ed efficiente grazie al formato digitale.

Vantaggio per i cittadini
Riduzione dei costi, con significativi risparmi di tempo, di spese di trasferta da un luogo all’altro per presenziare alla firma di atti davanti ad un unico notaio, etc. Sarà possibile infatti acquistare o vendere casa in un luogo distante dalla propria città rivolgendosi al proprio notaio di fiducia senza aggravi di spesa per le controparti e con lo stesso livello di sicurezza garantito da un atto tradizionale di compravendita immobiliare.

Cosa cambia per i cittadini
1. Il cittadino può scegliere se stipulare l’atto pubblico in modalità informatica o su carta. L’atto pubblico informatico si stipula sempre alla presenza del notaio, pertanto continuerà a farsi con tutti i controlli di legalità preventivi.
2. Per stipulare l’atto pubblico informatico il cittadino dovrà utilizzare la propria firma elettronica. A differenza di quanto previsto per il notaio, i cittadini potranno utilizzare anche una firma elettronica non qualificata. La minore affidabilità delle firme elettroniche non qualificate viene infatti superata dalla funzione di garanzia del notaio, alla presenza del quale l’atto viene sottoscritto dalle parti.
3. I cittadini/le imprese, se non è previsto altrimenti dalla legge, potranno stipulare un atto notarile (sotto forma di scrittura privata autenticata) rivolgendosi contemporaneamente a due diversi notai- se per esempio si trovano in due diverse città- a loro volta collegati tra loro attraverso la Rete Unitaria del Notariato (R.U.N.), la intranet che collega tutti i notai presenti sul territorio nazionale.
4. Il notaio redige l’atto direttamente sul computer, lo legge dal computer e appone dopo le firme delle parti anche la sua firma digitale sul documento.
5. La firma digitale del notaio comporta la conclusione del contratto.
6. Dal punto di vista degli effetti giuridici l’atto pubblico su supporto cartaceo e informatico sono equivalenti.
7. Gli atti notarili informatici saranno conservati dai notai che ne manterranno la disponibilità esclusiva per il rilascio di copie finché sono in esercizio. Inoltre gli atti saranno conservati secondo norme di legge e tecniche che consentano la fruibilità dei dati nel tempo nonostante le rapide innovazioni tecnologiche possano rendere vecchi documenti obsolescenti. È previsto che il notaio conservi in formato digitale anche le copie degli altri documenti originali redatti su supporto cartaceo.
8. Il notaio presso il quale si conclude il contratto mette l’atto a raccolta e lo conserva nel proprio archivio situato in una struttura informatica centralizzata posta presso il Consiglio Nazionale del Notariato. Quando il notaio cessa l’esercizio dell’attività, i suoi atti informatici saranno depositati presso gli archivi notarili gestiti dal Ministero della Giustizia come oggi avviene per gli atti cartacei.
9. L’utilizzo dell’atto notarile informatico non è obbligatorio, va fatto solo con il consenso di entrambe le parti.
10. Le spese di conservazione degli archivi informatici sono interamente a carico del Notariato.
11. Già da oggi possono essere rilasciate in formato digitale anche le copie degli atti cartacei.

Il costo dell’atto notarile informatico
I costi per le parti saranno esattamente gli stessi pagati oggi per gli atti tradizionali. L’unica differenza è che oggi, per una compravendita immobiliare, ci si rivolge ad un unico notaio mentre d’ora in poi ne entreranno in gioco due laddove l’atto si debba concludere a distanza. Questo non vuol dire che le spese raddoppieranno ma solo che la parcella sarà suddivisa tra i due professionisti.

Roberto Braccio
COORDINATORE DELLA COMMISSIONE INFORMATICA

Fonte:Notiziario di informazione del Consiglio Nazionale del Notariato del 24 giugno 2010